Kancelářská práce je činnost, která zajišťuje dokumentaci, workflow, operativní ukládání a používání dokumentů [1] .
Pojem „úřednická práce je činnost spojená s tvorbou dokumentů a prací s nimi v různých institucích. Postupem času se aktivně rozvíjí kancelářská práce jako nejdůležitější součást činnosti řídícího aparátu jakékoli organizace nebo státního úřadu a samosprávy, neboť v dokumentech jsou zaznamenány všechny hlavní a aktuální otázky jejich činnosti.
Spolková archivní agentura koordinuje celý systém kancelářské práce a poskytuje metodickou podporu jejím účastníkům: základy kancelářské práce a tok dokumentů jsou v kompetenci tohoto oddělení. Samotný vývoj formulářů dokumentů provádí Federální agentura pro technickou regulaci a metrologii (známá jako Gosstandart) .
Regulační právní rámec pro kancelářskou práci a správu dokumentů zahrnuje: Ústavu Ruské federace, federální ústavní zákony, kodifikované právní akty, federální zákony, jakož i podzákonné normy - vyhlášky prezidenta Ruské federace, nařízení vlády Ruské federace , regulační právní akty federálních výkonných orgánů, které vyvíjejí a upřesňují normy příslušných zákonů, určují mechanismy jejich provádění a uplatňování.
V praxi je třeba věnovat zvláštní pozornost:
K rozvoji systému kancelářské práce významně přispěly Spojené státy americké. Do jejich kompetence patří výzkumná činnost v oblasti správy a archivace dokumentů.
Pro provádění kancelářské práce v moderních organizacích lze vytvořit službu kancelářské práce - strukturální jednotku, která je pověřena funkcemi provádění kancelářské práce, stejně jako osoby odpovědné za provádění kancelářské práce v jiných odděleních organizace [2] .
V různých organizacích, institucích, orgánech veřejné moci a místní samosprávě lze duchovní službu nazvat různě: case management; Společné oddělení; kancelář; sekretariát atd.
Účelem služby kancelářské práce je organizovat, udržovat a zlepšovat systém kancelářské práce na základě jednotné politiky a vnitřních místních aktů organizace s využitím moderních informačních technologií při práci s dokumenty [3] , dále metodického vedení a kontrola dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty v konstrukčních členěních.
Podnikání je rozděleno do tří fází:
Složení organizačních a administrativních dokumentů v Rusku je stanoveno v souladu s celoruským klasifikátorem řídicích dokumentů ( OKUD ). Obecná doporučení pro dokumentaci manažerských činností a organizaci práce s dokumenty v Rusku stanoví národní norma Ruské federace GOST R 7.0.97-2016 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování“ [4] .
Oběh dokumentů - činnost organizace pohybu dokumentů v podniku od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až do dokončení provedení: odeslání z organizace a (nebo) odeslání do archivu.
Tok dokumentů je pohyb dokumentů od okamžiku jejich přijetí nebo vytvoření až po dokončení exekuce, odeslání nebo doručení do věci. Existují tři hlavní proudy dokumentace:
Dokumenty obdržené organizací procházejí:
Všechny tajné dokumenty procházejí zvláštními divizemi podniků nebo oddělení. Účetnictví a správa dokumentů se provádí podle zvláštních pravidel, v Rusku je upravena zákonem „O státním tajemství “ [5] .
Automatizace toku tajných dokumentů a kancelářské práce v útvarech tajného režimu je prováděna pomocí programu automatizovaného systému práce tajných kanceláří (AS SDP) [6] .
V některých organizacích je zaveden systém elektronického zpracování dokumentů a výměny dokumentů mezi útvary (interními příjemci).
Pro organizaci elektronické správy dokumentů je na serveru organizace vytvořena databáze , kde jsou uloženy všechny vytvořené dokumenty. Přístup k databázi se provádí prostřednictvím prohlížeče (podporu prohlížeče zpravidla určuje vývojář vytvořeného rozhraní ). Přístup je možný jak přes lokální síť (interní), tak přes internet (externí).
Dokumenty se ukládají nebo nahrávají do specifických vyhrazených organizačních složek. Složky jsou rozmístěny podle hierarchické struktury organizační jednotky.
Osoba obdařená příslušnými právy má právo vytvořené dokumenty vytvářet, upravovat, mazat.