Informatizace archivnictví je mnohostranný proces, který zahrnuje metodický a regulační vývoj, experimentální práci, vývoj softwaru, školení, implementaci, plánování práce. [jeden]
Od poloviny 80. let. začíná aktivní práce na zavádění automatizovaných metod vyhledávání dokumentárních informací do praxe archivů. V oblasti vědeckého výzkumu mají automatizované archivní technologie nejen silný vliv na způsoby vytváření a udržování referenčních a vyhledávacích nástrojů, ale zásadně mění i charakter uživatelského přístupu k nim a způsoby vyhledávání informací, což umožňuje lépe uspokojit potřeby archivních informací jednotlivého uživatele.
V té době se v domácích archivech nejprve epizodické a poté masové používání osobních počítačů domácího designu a poté kompatibilních s IBM (IBM PC XT, zpravidla Robotron, vyráběné NDR, IBM PC / AT - 286 ) začalo. [2]
S přechodem na Windows 3.11 je nahradily 386. a 486. IBM, poté začalo zavádění osobních počítačů s procesory Pentium a Celeron.
Mezi softwarem používaným v archivech stojí za zmínku databáze. Při jejich tvorbě má velký význam výběr DBMS.
Na počátku 90. let 20. století Pro tvorbu databází byly použity DBMS FoxPro 2.0 pro DOS , Clipper 5.5, FoxBase, Clarion atd. Umožňovaly udržovat relační datový model, což je logický model, který popisuje datovou strukturu ve formě množin relací. Od roku 1992 začalo v archivech masové používání Q&A DBMS společností Semantic. Tento program patří mezi neprogramovatelné databáze. Charakteristickým rysem tohoto programu je jeho všestrannost. Zatímco Q&A dokázalo najít kompromis mezi snadností vytváření vstupních formulářů a efektivitou, je horší než jiné podobné balíčky, pokud jde o zpracování dat (Personal RBase). Tato nevýhoda však byla kompenzována síťovými možnostmi, výkonným textovým editorem, možností dvojitého průchodu databází v rámci definice jedné sestavy pro získání přesných informací. Spolu s Q&A v 90. letech 20. století. gg. Rozšířilo se také softwarové prostředí CDS/ISIS vytvořené organizací UNESCO pro knihovny a archivy . [3]
Protože se archivy potýkaly s problémem integrace vytvořených databází do jednoho informačního systému, odhalil relační model svá omezení. K vytvoření takového systému byl vhodný hierarchický model nebo síťová datová struktura. Pro zpracování velkého množství dat je navíc vyžadována struktura DBMS klient-server. Z tohoto důvodu byly nedávno v archivech použity Oracle DBMS , Visual FoxPro , IBM DB2/6000 , Microsoft SQL Server . [čtyři]
Z rozboru zkušeností řady státních archivů v oblasti informatizace a využívání informačních metod vyplývá, že moderní možnosti, které se v praxi archivářů objevily, i jejich kreativní přístup k jejich současné činnosti, vycházející z tradic tuzemského archivnictví pozvednout vědu o archivech na kvalitativně novou úroveň.
Vzhledem k celkovému obrazu informatizace archivů je třeba zdůraznit, že počítačová informatizace je poměrně mladý proces, způsobený především mladistvým vývojem techniky a specializovaného softwaru. Nicméně při sledování obecných trendů ve vývoji kultury a vědy, stejně jako stále rostoucích objemů kudrnatých informací, které je třeba zpracovávat, uchovávat a v případě potřeby k nim mít rychlý přístup, se informatizace archivů stává jedinou rozumné a perspektivní řešení, které dokáže splnit všechny požadavky moderního archivního průmyslu.