| IT asset management |
|---|
IT asset management (ITAM) – správa IT aktiv, je řada obchodních praktik (činností) pro plánování, účtování a sledování stavu IT aktiv, které poskytují měřitelnou hodnotu pro hlavní podnikání organizace, kombinující finanční, smluvní a účetní aspekty IT správa životního cyklu - aktiva, poskytující možnost operativní kontroly a strategického rozhodování pro IT prostředí. IT aktiva jsou všechny hardwarové a softwarové prvky IT infrastruktury, které podporují chod podnikatelského prostředí.
Správa IT aktiv je jednou z nejdůležitějších strategických oblastí organizace. Jedním z klíčových faktorů správy IT aktiv je schopnost provádět inventuru , která odhaluje podrobné informace o použitém hardwaru a softwaru, což vám umožňuje přijímat objektivní rozhodnutí o objednání nových nebo redistribuci stávajících prvků IT infrastruktury (IT aktiva).
Schopnost zásob umožňuje organizacím řídit IT infrastrukturu efektivněji, šetřit pracovní čas a peníze, vyhnout se zbytečnému (neoprávněnému) nákupu (akvizici) IT aktiv a zajistit nejlepší návratnost opětovného použití stávajících zdrojů (IT aktiva) pro hlavní podnikání.
Organizace, které vyvinuly, implementovaly a udržují program správy IT aktiv, dále minimalizují rizika a náklady spojené se zastaralými, neúplnými a nepřesnými informacemi o IT aktivech, což je zásadní pro zajištění úspěšné implementace portfolia projektů rozvoje IT infrastruktury.
Správa hardwarových aktiv pokrývá správu fyzických součástí IT infrastruktury (servery, počítače, síťová zařízení atd.), a to v průběhu celého jejich životního cyklu, od plánování akvizice až po vyřazení z provozu (s následným převodem na třetí strany nebo likvidaci).
Řada obchodních praktik zahrnuje postupy pro vyžádání, odsouhlasení a realizaci nákupů, správu IT aktiv během jeho provozu (implementace / přemístění / modernizace) a postupy pro vyřazení z provozu a likvidaci / převod na třetí strany.
Klíčovým faktorem je pokrytí finančních informací o uvažovaném zařízení během jeho životního cyklu, což pomáhá managementu organizace činit informovaná obchodní rozhodnutí na základě smysluplných a měřitelných cílových finančních údajů.
Software Asset Management je podobná skupina procesů zaměřená na softwarová aktiva, včetně licencí, verzování a koncových bodů instalace softwaru.
Správa IT aktiv je hlavní oblastí odpovědnosti za řízení životního cyklu zdrojů informačních technologií v celé organizaci.
Tato oblast odpovědnosti pokrývá vývoj a údržbu zásad, standardů, procesů, systémů a metrik, které organizaci umožňují spravovat portfolio IT aktiv s přihlédnutím k rizikům, plánování a sledování nákladů, sledování provádění úkolů správy při správě IT, s přihlédnutím k zajištění souladu s požadavky, legislativou, jakož i schválenými obchodními požadavky organizace.
Pro organizaci holistického řízení IT majetku je obvyklé používat softwarová řešení pro automatizaci procesů integrovaných se systémy jiných obchodních jednotek organizace odpovědné za nákup, uvedení do provozu, provoz IT majetku, poskytování objektivních informací a vykazování nákladů / náklady na IT aktiva .
Když je nutné vyřadit a odstranit IT aktiva z organizace, IT aktiva mohou projít různými postupy likvidace. Jednou z populárních možností je zapojit specializované organizace na recyklaci / likvidaci. Po vyřazení z provozu musí být všechny činnosti s IT majetkem kontrolovány, aby nedošlo ke ztrátě a aby bylo zajištěno jejich řádné předání specializované organizaci.
Při výběru specializovaného dodavatele zvažte bezpečnostní postupy pro sledování aktiv IT po celou dobu životnosti těchto aktiv. Po likvidaci (v souladu se stanovenými pravidly a předpisy) musí specializovaná organizace poskytnout potvrzení o faktu likvidace se sériovými čísly IT majetku, které potvrzuje, že byl zničen a řádně recyklován. Dále musí společnost ověřit sériová čísla na osvědčení o likvidaci majetku, která byla převedena na specializovanou organizaci. Nejlepším způsobem, jak vybrat dodavatele likvidace, je vyhledat certifikovanou firmu oprávněnou k provádění likvidace. Společnost musí být odpovědná za řádnou likvidaci odpadu, aby byla zajištěna bezpečnost pro životní prostředí.
ITAM je procesní přístup zaměřený na neustálé zvyšování úrovně vyspělosti a zlepšování postupů správy IT aktiv. IT Asset Management je komplexní program správy pro celou organizaci, do kterého je v různé míře přímo zapojeno mnoho obchodních jednotek. Například: vedení společnosti, k vytvoření strategie rozvoje společnosti, která skutečně určuje požadované zdroje IT (aktiva IT), jednotka řízení nákupu (pro zahájení a realizaci nákupů), právní oddělení (kontrola souladu postupů správy majetku IT s legislativou), finanční řízení (pro stanovení rozpočtů a kontrolu jejich plnění), účetnictví (koordinace účtů, kontrola plateb, sledování pro OS, zásoby), servisní střediska (odpovědná za záruční závazky na IT majetek), koncovým uživatelům (s jejich školením v postupech a pravidla pro získávání a používání IT majetku.
Pro plnou implementaci procesů IT asset managementu je vhodné použít vhodné automatizační nástroje. Zejména použití „pasivních“ RFID štítků, které značně usnadní inventarizační postup pomocí příslušného softwaru pro rozpoznání detekovaných jednotek (IT aktiva s nalepeným RFID štítkem). Tyto nástroje výrazně usnadňují postup inventarizace všech objektů umístěných ve stejné místnosti, stejně jako porovnání informací o detekovaných IT aktivech (podle tagů) a zohlednění informací o IT aktivech vlastněných organizací. Kompletní správa IT aktiv, aby bylo zajištěno splnění hlavních obchodních cílů, vyžaduje úložiště IT aktiv, které obsahuje všechny informace potřebné ke sledování a kontrole IT aktiv. Rovněž by měla být zajištěna a implementována integrace nástroje pro automatizaci procesu správy aktiv IT s jinými systémy, jako je systém automatizace nákupu/dodávky, účetní systém, systém lidských zdrojů a systém ITSM.
Pro malé a střední podniky nemusí být postupy správy IT aktiv tak komplexní a účinné v mnoha odděleních v organizaci. Je však také třeba monitorovat IT aktiva, řídit rizika, nutné finanční výpočty pro využití zdrojů a alokaci rozpočtu a brát v úvahu informace o umístění IT aktiv. Postupy správy IT aktiv pro malé podniky by měly organizaci umožnit získat potřebné informace o IT aktivech, které organizace vlastní, spravovat online i offline aktiva a plánovat budoucí rozvoj s přihlédnutím k očekávaným finančním nákladům. Všechny úkoly správy IT majetku musí být řešeny efektivně, včas, s ohledem na zapojené pracovní zdroje IT personálu.
Mezinárodní organizace pro standardizaci (ISO) obsahuje sadu standardů pro správu softwarových aktiv IT. ISO 19770 se skládá ze 4 hlavních částí:
Tyto standardy pomáhají organizacím porozumět osvědčeným postupům správy majetku IT a shromažďovat a zpracovávat data potřebná pro procesy správy majetku IT.
V roce 2018 skupina ruských expertů ITAM dobrovolně spojila své úsilí a odborné znalosti k vývoji ruského standardu IT Asset Management Standard (GOST).
Jako základ normy bylo rozhodnuto vzít materiály řady ISO 19770, přeložit je a následně doplnit a zpřesnit materiál s ohledem na ruská specifika a zkušenosti ruských odborníků ITAM a vytvořit ruský zdroj znalosti o správě IT aktiv.
První, ale velmi důležitý krok byl dokončen – byla připravena pracovní verze ruského ITAM Glossary on IT Asset Management.
Glosář je otevřený a veřejný: http://itsmforum.ru/upload/medialibrary/d07/d07b715f3ce9293a4947a5df91e0fcc9.pdf
V budoucnu byly právě tyto termíny používány při překladu a přípravě hlavního textu normy ISO 19770-1.
Výbor ITAM neziskové organizace itSMF Russia, je předním neziskovým sdružením ruských odborníků v oblasti správy IT aktiv, kteří spojili své úsilí o vytvoření glosáře ITAM, a iniciovali zahájení projektu přeložit ISO-19770-1 do ruštiny a následně vyvinout text ruské GOST podle IT asset managementu. Žádáme všechny ostatní ruské odborníky ITAM, aby ve své práci používali termíny uvedené v tomto glosáři a spoléhali se na ně. Návrhy na revizi a rozšíření Glosáře přijímá výbor ITAM itSMF [ [1] ].
Výbor ITAM itSMF pořádá od roku 2012 pravidelné akce na různá témata z oblasti ITAM:
• 02. října 2020, ITAM&SAMday-2020;
• 20. března 2020, ITAM&SAMday-2019;
• 22. března 2018, ITAM&SAMday-2018;
• 22. března 2017, SAMday-2017;
• 19. dubna 2017, „Zkušenosti a praxe s identifikací IT aktiv“;
• 26. května 2016, „IT, účetnictví a finančníci – jak žít v jednotě a harmonii?“;
• 27. dubna 2016, „Corporate IT Management: From 'Best' Practices to Essential Practices“;
• 23. března 2016, SAMday-2016;
• 2. prosince 2015 „ITAM: Nákup a řízení smluv. Metodika a praktické zkušenosti“;
• 27. května 2015 „Účetnictví a kontrola IT majetku: úkoly a praxe“;
• 5. března 2015: „Správa IT aktiv je aspektem kontroly nákladů a optimalizace rozpočtu IT. Metodika a praktické zkušenosti“;
• 28. února 2012, „IT aktiva – co to jsou a jak je spravovat?“.
Více informací o událostech itSMF ITAM lze nalézt na webových stránkách itSMF: http://www.itsmforum.ru/events/
IBPL ( IAITAM Best Practice Library ) - Knihovna světových zkušeností se správou IT aktiv (12 knih)
IAITAM (International Association IT Asset Managers ) - Mezinárodní asociace odborníků na správu IT aktiv:
• Založena v roce 2002;
• organizace a jednotlivci;
• Praktické zkušenosti se správou IT aktiv (všechny aspekty, životní cyklus a procesy s přihlédnutím ke všem odvětvím);
• Školení, certifikace, znalostní báze.
Mise IAITAM :
Znalosti : Být prvním zdrojem znalostí o správě aktiv IT (celosvětově);
Doporučení : Pomozte správcům IT aktiv a zvyšte úroveň vyspělosti v oboru „ITAM Best Practices“;
Obchodní linie : Poskytovat znalosti profesionálům, spotřebitelům a dodavatelům.
Knihy IBPL (procesy IAITAM):
1. Řízení akvizice - Řízení nákupu;
2. Identifikace majetku – účtování majetku IT;
3. Řízení likvidace - Řízení eliminace;
4. Komunikace a vzdělávání - Komunikace a vzdělávání;
5. Řízení legislativy - Legislativa;
6. Compliance Management - Compliance management;
7. Řízení politik - Řízení politik;
8. Finanční řízení - Finanční řízení;
9. Správa dokumentace - Správa dokumentace;
10. Projektový management - Projektový management;
11. Vendor Management - Řízení dodavatelů;
12. Program Management - program ITAM.
Program IT Asset Management (program ITAM)
• Cíl programu – dát dohromady a definovat poslání, strategii, cíle, cíle, metriky, priority činností správy IT aktiv a úsilí pro celou organizaci;
• program ITAM je centralizovaná řízená činnost, ve které jsou definovány, implementovány do života společnosti, řízeny a řízeny všechny činnosti;
• program ITAM - zahrnuje všechny procesní oblasti správy IT majetku;
• ITAM manažer – upřednostňuje projekty a úkoly související s ITAM na základě klíčových aspektů podnikání.
Cíle
Plánování a správa celého životního cyklu všech IT aktiv v organizaci:
● maximalizovat hodnotu;
● kontrolovat náklady;
● řídit rizika;
● poskytovat podporu při rozhodování o nákupu, opětovném použití, vyřazení z provozu a likvidaci majetku IT;
● dodržovat regulační a smluvní požadavky.
Dosah
● Spolehlivá data o tom, co má organizace k dispozici, aby mohla řídit a řešit problémy organizace;
● Prostředky na řádnou správu majetku IT v souladu se zásadami a předpisy as přihlédnutím k přijatelným nákladům a rizikům;
● Integrujte životní cyklus aktiv IT s dalšími postupy, abyste dosáhli vyšší efektivity a efektivity nákladů.
Procesy:
1. Řídit celkový přístup ke správě IT aktiv.
2. Řízení životního cyklu IT aktiv a účetnictví.
3. Kontrola, audit a analýza IT majetku.
tým
Hlavní autor: Stephane Joret.
Spoluautoři: Andrey Boganov, Sherry Irwin, Jan Øberg.
Recenzenti: Graham Heard, Roman Zhuravlev.
Interní odkazy