Kartotéka ( starořecky χάρτης "papyrový list" + θήκη "úložiště") je uspořádaná sbírka dat, obvykle na kartách nebo listech stejného formátu , sjednocená společným obsahem [1] [2] . Představuje adresář . Příkladem je kartotéka pacienta na poliklinice a katalog knihovny .
Každá karta je informační jednotkou a poskytuje informace o uloženém předmětu za účelem usnadnění hledání tohoto předmětu podle určitých kritérií. Objednávání se provádí nutně podle logických kritérií : abecedně , podle pohlaví, podle skupin zboží , podle čísel, podle místa uložení katalogizovaných položek, podle data atd. [1] .
Jako oddělovač se používají silné kartonové karty s římsou nahoře; slouží pouze ke klasifikaci kartotékových lístků umístěných mezi nimi. Pokud není možné předvídat všechny případy klasifikace, používají se indikátory (v praxi nazývané „zvyšovače“ – „jezdci“) – speciální kovové štítky s klipem, které se nasazují na registrační karty a tvoří lištu, slouží k označení. nebo jiný znak klasifikace posledně jmenovaného. Indikátory se vyrábí v různých barvách, tvarech a velikostech [1] .
Na konci 19. století byly nalezeny účinné metody a prostředky pro vyhledávání karet v kartotéce - karty s perforací okraje . Pomocí děrovaných otvorů podél okraje byla zakódována data zaznamenaná na kartě.
Pro archivaci se kartotéky vyfotí na mikrofiš a následně se mikrofiš použije pomocí speciálního zařízení.
Bankovní spis se nazývá nesplněné zúčtovací doklady podniků a platebních organizací uložené v bance a pod její kontrolou [3] . Doklad o vypořádání lze umístit do kartotéky z několika důvodů: 1) klient nemá na účtu dostatek prostředků k provedení vypořádacího dokladu; 2) očekává se přijetí klienta k provedení; 3) očekává se platba bez přijetí [4] .