Dokument
Dokument ( německy Dokument , dále z latiny documentum - ukázka, důkaz, důkaz ) je informace zaznamenaná na hmotném nosiči ve formě textu , zvukového záznamu nebo obrazu s detaily, které umožňují její identifikaci.
V souladu s ruským právem je dokument definován jako „hmotný nosič s informacemi zaznamenanými na něm v jakékoli formě ve formě textu, zvukového záznamu, obrazu a (nebo) jejich kombinace, který má podrobnosti, které mu umožňují identifikován a je určen k přenosu v čase a prostoru pro veřejné použití a uložení“ [1] .
Historie a typy
V užším smyslu dokument lat. documentum [2] je písemný nosič informací , osvědčující existenci skutečností určité hodnoty. V širokém slova smyslu jsou kniha i socha dokumenty.
V průběhu historie se nosiče informací měnily, mohl to být papír, děrný štítek, fotografický film, CD, disketa, magnetická páska, hliněné tabulky atd. Počítače se k automatizaci zpracování dokumentů široce používaly již od 20. století .
Důležitým typem dokumentů jsou různé certifikáty potvrzující totožnost osoby, její příslušnost k organizaci nebo povolení k určité činnosti.
V informačních systémech je pro potřeby vyhledávání informací dokument na jedné straně popisován jako materiální objekt - soubor hodnot jeho vlastností (atributů, detailů), tedy metadat ; na druhé straně je obsah informací fixovaných na tomto objektu popsán - zpravidla pomocí indexů .
Soubor dokumentů věnovaných jakékoli problematice, jevu, procesu, osobě, instituci atd. se nazývá dokumentace .
Záznam informací na různá média podle zavedených pravidel se nazývá dokumentace a jedná se o proces tvorby a zpracování dokumentů. Při dokumentaci je nutné zohlednit současnou legislativu , kompetence autora a dodržovat národní pravidla pro sestavení a zpracování dokumentu.
Pojem " úřednická práce " charakterizuje souhrn prací na dokumentaci řídících činností podniků a na organizaci pohybu dokumentů v nich. Odpovědnost a pravomoci by měly být jasně definovány a deklarovány.
Klasifikace dokumentů
- Po domluvě:
- organizační dokumenty (chartatura, pracovní náplň, pozice, personální obsazení, struktura a personální obsazení);
- administrativní dokumenty (příkaz, výpis z příkazu, příkaz, pokyn, usnesení, rozhodnutí);
- informační a referenční dokumenty (akt, protokol, memorandum, vysvětlivka, memorandum, dopis, osvědčení);
- účetní a zúčtovací ( účetní ) doklady (platební příkaz, faktura, nákladní list, úkon atd.). Účetní primární doklad musí být vyhotoven pro každou obchodní transakci prováděnou organizací (článek 1, článek 9 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-ФЗ „O účetnictví“ [3]) ;
- normativní dokumenty z hlediska právních norem upravují obecné principy, pravidla nebo charakteristiky. Zahrnout pojmy, jako jsou normy , normy, pravidla, kodexy správné praxe, předpisy a další podobné dokumenty;
- ostatní.
- V době vzniku - primární a sekundární ( abstrakt , abstrakt , recenze atd.);
- Podle způsobu výroby - návrh, bílý, elektronický, obrazový, ručně psaný dokument, strojopisný, tištěný ( brožura , kniha , časopis);
- Podle typu obsahu - textový , ikonický ( grafický ), ideografický ( schémata , mapy , poznámky ), zvukový , multimediální ;
- Podle způsobu prezentace - elektronická , papírová ;
- Podle místa vydání - interní, externí;
- Ve směru odesílání - příchozí, odchozí;
- Podle distribuce - publikované, nepublikované, nepublikované, meziprodukty;
- V případě potřeby technické prostředky – čitelné člověkem, strojově čitelné;
- Podle stupně utajení - neutajované, tajné , s různými stupni utajení, důvěrné atd.
Typy zpracování dokumentů se dělí na sémantické (překlad, abstrahování, anotace) a nesémantické (kopírování, přenos, převod do jiné formy zobrazení).
Dokumenty obsahují informace, které jsou cenným zdrojem a důležitým prvkem obchodní činnosti. Systematický přístup ke správě dokumentů vytvořených v podniku vám umožňuje vytvořit informační zdroj o obchodních aktivitách a také zajistit odpovědnost všech zúčastněných stran. Podle obsahu se dokumenty dělí na vědecké a technické (články, knihy, patenty, technické zprávy a popisy), právní (vyhlášky, vyhlášky, smlouvy atd.), řídící (příkazy, směrnice) atd.
Funkce dokumentu
Dokumenty mohou plnit následující funkce:
- Informační – je určena potřebou dokumentovat, uchovávat a poskytovat informace;
- Komunikativní – dokumenty jsou prostředkem výměny informací v čase a prostoru;
- orientace dokumentů jedním směrem (shora dolů, zdola nahoru);
- dvoustranné dokumenty;
- Sociální – spočívá v fixování, uchovávání a přímém přenosu sociálních informací; každý dokument je společensky významný, protože byl vytvořen s ohledem na nějakou společenskou potřebu.
- Kulturní - schopnost dokumentu uchovávat a předávat kulturní tradice, estetické normy, společensky akceptované rituály;
- Management – dokument jako způsob řízení činností;
- Právní - dokument slouží jako způsob úpravy a (nebo) změny právních norem a právních vztahů;
- Historický - dokument je historickým pramenem od okamžiku vzniku [4] .
Viz také
Poznámky
- ↑ Federální zákon ze dne 29. prosince 1994 N 77-FZ (ve znění pozdějších předpisů 8. června 2020) „O povinné kopii dokumentů“
- ↑ Max Vasmer. Etymologický slovník ruského jazyka. svazek 1, str. 523.
- ↑ Federální zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „O účetnictví“ . Získáno 7. srpna 2021. Archivováno z originálu dne 7. srpna 2021.
- ↑ Iljušenko, 1964 .
Literatura
- Dokument Vorobyov G. G .: informační analýza. — M .: Nauka, 1973.
- Poslanec Iljušenko K otázce funkcí dokumentu // Problematika archivace . - 1964. - S. 10-17.
Odkazy
- Dokument // Velká sovětská encyklopedie : [ve 30 svazcích] / kap. vyd. A. M. Prochorov . - 3. vyd. - M .: Sovětská encyklopedie, 1969-1978.
 Slovníky a encyklopedie |
|
|---|---|
| V bibliografických katalozích |