Virtuální fax je virtuální číslo , které přijímá faxové zprávy a následně je zpracovává a přeposílá na e-mail majitele . K provozování virtuálního faxu kancelář nepotřebuje fyzický fax, stačí využít službu „virtuální fax“ telekomunikační společnosti.
Telekomunikační společnosti mohou nabízet službu „virtuálního faxu“ spolu se službami, jako je virtuální číslo a virtuální kancelář . Zákazníkovi, který si přeje používat virtuální fax, je přiděleno číslo, které zveřejňuje jako faxové číslo. Všechny faxové zprávy přicházející na toto číslo jsou zpracovány na serveru prodejce služby a následně odeslány na e-mail klienta. Majitel virtuálního faxu tak může číst své zprávy z libovolného počítače a v případě potřeby vytisknout potřebné dokumenty na tiskárně .
Vzhledem k tomu, že virtuální fax není vázán na běžnou telefonní linku, může přijímat libovolný počet zpráv současně. Všechny faxy jsou uloženy v elektronické schránce a zformovány do elektronického archivu.
Služba "virtuální fax" také často zahrnuje funkci odesílání zpráv, provádí se pomocí e-mailu. V tomto případě příjemce nemůže určit, jak byla zpráva odeslána.
Virtuální fax lze použít: