Životní cyklus dokumentů ve správě dokumentů se týká následujících fází „životnosti“ dokumentu: od jeho vytvoření po uložení (v archivu) nebo zničení. I když existují různé modely životního cyklu dokumentů, všechny zahrnují vytváření nebo načítání, manipulaci a mazání [2] .
Fáze správy dokumentů v životním cyklu dokumentu se skládá z vytváření, klasifikace, oběhu a mazání. K vytvoření dochází při příjmu informace ve formě dokumentu. Dokumenty nebo jejich informace jsou klasifikovány v nějakém logickém systému. Jelikož se dokumenty používají (obíhají), vyžadují údržbu. Smazání zahrnuje zničení nebo přenos do archivu pro budoucí použití.
Následuje druhá, archivní fáze, sestávající z výběru nebo příjmu dokumentů do archivu, popisu dokumentů v účetním aparátu, vyhledávacím aparátu a uložení dokumentů, případně doložených informací. Výzkumníci a vědci se mohou nadále odvolávat na informace obsažené v dokumentech a používat je.
Ve 30. letech 20. století sehrál Emmett Leahy z amerického Národního archivu hlavní roli při vývoji programu určujícího životní cyklus dokumentů od vytvoření a použití až po případné zničení nebo archivaci. Richard Berner z Washingtonské univerzity navrhl jednotný cíl pro správu dokumentů a archivy: „odpovědné používání a správa dokumentů vedoucí buď k autorizovanému zničení, nebo k uchování a správě archivů“.
Profese správy dokumentů a archivů, i když se od sebe liší, nepochybně směřují ke stejnému cíli: efektivní správě dokumentovaných informací ve všech fázích kontinua, od vytvoření až po likvidaci. Efektivní správa dokumentovaných informací (to, co Berner nazývá „zodpovědné používání a správa dokumentů“) vyžaduje neustálou komunikaci mezi správcem dokumentů a archivářem, aby:
Pozdější důležité příspěvky byly vyrobeny Frankem Upwardem a jeho vývojem modelu kontinua dokumentu .