Systém správy dokumentů

Document management system , DMS , DMS ( angl.  Document management system ) - počítačový systém (nebo soubor počítačových programů ) používaný ke sledování a ukládání elektronických dokumentů a/nebo obrázků (obrázků a jiných artefaktů ) papírových dokumentů. Systémy pro správu dokumentů (DMS) jsou obvykle považovány za součást podnikových systémů pro správu obsahu (ECMS), což je typ systémů pro správu obsahu (CMS).

Obecně systémy správy dokumentů (DMS) poskytují úložiště, verzování , označování metadat a zabezpečení s ohledem na dokumenty, stejně jako indexování a pokročilé možnosti vyhledávání dokumentů.

Služby DMS

Metadata

Metadata jsou obvykle uložena pro každý dokument. Metadata mohou například zahrnovat datum, kdy byl dokument vložen do úložiště, a identifikátor uživatele, který tuto akci provedl. DMS může také automaticky extrahovat metadata z dokumentu nebo o ně uživatele požádat. Některé systémy poskytují službu OCR pro naskenované dokumenty nebo extrahují text z elektronických dokumentů. Pomocí extrahovaného textu systém umožňuje vyhledávat dokument podle klíčových slov v dokumentu.

Integrace

Mnoho systémů pro správu dokumentů se snaží integrovat funkci správy dokumentů přímo do různých aplikací, což umožňuje uživateli načíst dokument přímo z úložiště systému správy dokumentů, provést jakékoli úpravy a uložit jej zpět do úložiště jako novou verzi, vše v jednom. aplikaci, aniž byste ji opustili. Tato integrace je dostupná především pro kancelářské balíky a e-mailové klienty nebo software určený pro skupinovou/týmovou práci. Integrace obvykle zahrnuje použití otevřených standardů , jako jsou: ODMA, LDAP , WebDAV a SOAP .

Zachyťte

Digitalizace papírových dokumentů pomocí skenerů a multifunkčních zařízení . Software OCR se také často používá k převodu digitálních obrázků na strojově čitelný text.

Indexování

Indexování poskytuje možnost klasifikovat dokumenty pomocí metadat a slovníkového rejstříku textu extrahovaného z dokumentu. Indexování existuje především proto, aby podporovalo pokročilé možnosti vyhledávání dokumentů. Jednou z hlavních podmínek pro rychlé a kvalitní vyhledávání je vytvoření rejstříku dokumentů.

Trezor

Uchovává elektronické dokumenty. Úložiště dokumentů také zahrnuje správu stejných dokumentů, které ukládá. Úložiště také zajišťuje migraci z jednoho média na druhé a integritu dat.

Úložiště dokumentů může být jak úložiště souborů, tak úložiště ve formě DBMS (databáze). Úložiště dokumentů v DBMS může být zase vytvořeno jak v jedné (jediné) databázi, tak v samostatných databázích.

Regulační požadavky

Mezi hlavní regulační požadavky na systémy správy dokumentů organizací patří:

Viz také

Poznámky

  1. ↑ Federální zákon ze dne 29. prosince 1994 N 77-FZ „O povinné kopii dokumentů“ (se změnami a doplňky) | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 22. března 2012.
  2. ↑ Federální zákon ze dne 4. 6. 2011 N 63-FZ „O elektronickém podpisu“ (se změnami a doplňky) | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  3. ↑ Příkaz Spolkového archivního úřadu ze dne 20. prosince 2019 N 236 „O schválení Seznamu standardních administrativních archiválií vzniklých při činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením doby jejich uchovávání“ | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  4. ↑ Nařízení Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 31. března 2015 N 526 „O schválení pravidel pro organizaci uchovávání, získávání, účtování a používání dokumentů Archivního fondu Ruské federace a jiných archivních dokumentů ve stavu orgány, místní samosprávy a organizace“ | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  5. ↑ GOST R 7.0.97-2016 Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování (SIBID). Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  6. ↑ GOST R ISO 15489-1-2019 SIBID. Informace a dokumentace. Správa dokumentů. Část 1. Koncepce a principy . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  7. ↑ GOST R ISO 30300-2015 SIBID. Informace a dokumentace. Systémy pro správu dokumentů. Základy a slovní zásoba . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  8. ↑ GOST R 7.0.101-2018 / ISO 30301:2011 Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Informace a dokumentace. Systémy pro správu dokumentů. Požadavky . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  9. ↑ GOST R ISO 23081-1-2008 SIBID. Procesy správy dokumentů. Metadata pro dokumenty. Část 1. Principy . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  10. ↑ GOST R 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Informace a dokumentace. Analýza pracovních procesů z hlediska správy dokumentů . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  11. ↑ GOST R 53898-2013 Systémy elektronické správy dokumentů. Interakce systémů správy dokumentů. Technické požadavky na elektronickou zprávu . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  12. ↑ GOST R 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Informace a dokumentace. Hodnocení rizik pro procesy a systémy dokumentů . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  13. ↑ GOST R ISO 11442-2014 Technická dokumentace pro produkty. Správa dokumentace . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  14. ↑ GOST R ISO / TS 10303-1297-2012 Systémy automatizace výroby a jejich integrace. Prezentace produktových dat a výměna těchto dat. Část 1297. Aplikační modul. Správa dokumentů podle aplikačního protokolu PP239 . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  15. ↑ Rozkaz hlavního archivu SSSR ze dne 25. května 1988 č. 33 Systém správy státní dokumentace (GS DOU) . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  16. ↑ Příkaz Spolkového archivního úřadu ze dne 11. dubna 2018 N 44 „O schválení vzorových pokynů pro papírování ve státních organizacích“ | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.
  17. ↑ Příkaz Ministerstva digitálního rozvoje, telekomunikací a hromadných sdělovacích prostředků Ruské federace a Federální bezpečnostní služby Ruské federace ze dne 4.12.2020 N 667/233 „O schválení požadavků na organizační a technickou spolupráci mezi státními orgány a státem Organizace" | ZÁRUKA . base.garant.ru . Získáno 19. května 2021. Archivováno z originálu dne 19. května 2021.