Záznam ( angl. record ) - informace vytvořené, přijaté a udržované jednotlivcem nebo organizací jako důkaz o určité činnosti [1] . Nahrávky jsou např. účtenka o provedení platby, prezentace zprávy přečtené na konferenci, zvukový záznam jednání s klientem apod.
Záznamy mohou být jak dokumenty v tradičním slova smyslu (tj. nosiče informací oblečené v jazykově-textové podobě), tak předměty, které se z tradičního hlediska za dokumenty nepovažují (zvukové a obrazové záznamy, fotografie, multimediální prezentace apod.). .).
Rozlišovací znaky záznamů jsou následující [2] :
Pro organizaci strukturovaného ukládání dokumentů se používá specializovaný software - systémy správy dokumentů , v ruské praxi obvykle nazývané elektronické archivní systémy .
V tuzemské dokumentové vědě se termín „záznam“ ještě nerozšířil. V překladech zahraničních publikací je anglický záznam nejčastěji ztvárněn jako „dokument“ [3] . V poslední době, kvůli aktivnímu šíření technologií ECM v Rusku, mnozí odborníci hovoří o nutnosti jasně rozlišovat mezi dvěma třídami objektů – dokumenty a záznamy [4].