Workflow automatization system , electronic document management system (EDMS) - automatizovaný víceuživatelský systém, který doprovází proces řízení práce hierarchické organizace s cílem zajistit, aby tato organizace plnila své funkce. Zároveň se předpokládá, že proces řízení je založen na lidsky čitelných dokumentech obsahujících pokyny pro zaměstnance organizace, které jsou nezbytné k provedení.
Alokace této kategorie automatizovaných systémů (koncept workflow ) je typická pro postsovětský prostor , globální softwarové třídy jemu blízké jsou systémy pro správu záznamů a systémy ECM .
Tok dokumentů - pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení zpracování nebo odeslání (GOST R 7.0.8-2013); komplex prací s dokumenty: akceptace, evidence, distribuce, kontrola exekuce, tvorba případů, ukládání a opětovné použití dokumentace, referenční práce.
Elektronická správa dokumentů (EDM) je jednotný mechanismus pro práci s dokumenty podávanými v elektronické podobě s implementací konceptu „bezpapírové kancelářské práce“.
Strojově čitelný dokument je dokument vhodný pro automatické čtení informací v něm obsažených, zaznamenaných na magnetických, optických a jiných nosičích informací.
Elektronický dokument (ED) je dokument vytvořený pomocí nástrojů pro počítačové zpracování informací, který lze podepsat elektronickým podpisem (ES) a uložit na strojové médium ve formě souboru příslušného formátu.
Elektronický podpis (ES) je analogem vlastnoručního podpisu , což je nástroj pro zabezpečení informací, který poskytuje možnost kontrolovat integritu a ověřovat elektronické dokumenty.
Automatizační technologie lze použít při výrobě právních dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy a dokumenty o plánování majetku, případně s využitím online rozhraní nebo rozhodovacího stromu [1] . Ve velkých advokátních kancelářích se systémy pro shromažďování dokumentů často používají k organizaci práce, například vytvářením složitých obchodních podmínek a prvních návrhů smluv o půjčce [2] [3] .
S liberalizací trhu právních služeb ve Spojeném království zahájenou zákonem o právních službách z roku 2007 [4] rozšířily velké instituce své služby o právní pomoc svým klientům [5] [6] . Většina těchto společností využívá nějaký prvek technologie automatizace dokumentů k poskytování právních služeb pro práci s dokumenty přes internet [7] . To bylo považováno za předzvěst trendu ke komercializaci, kdy technologie jako automatizace dokumentů vedou k tomu, že velké objemy právních služeb s nízkou marží jsou „zabaleny“ a zpřístupněny publiku masového trhu [8] [9] [10] .
Pojistné smlouvy a certifikáty, v závislosti na typu, mohou mít pojistkové dokumenty i stovky stran a obsahovat konkrétní informace o pojištěném. V minulosti byly tyto balíčky pojistných dokumentů obvykle vytvářeny a) psaním volných písmen, b) přidáváním předtištěných brožur, c) úpravou šablon a d) přizpůsobením grafiky požadovaným informacím, poté ručním tříděním a vkládáním všech požadovaná informace. dokumentů v jednom balíku a předání pojištěnci. Různé dokumenty obsažené v jednom balíčku mohou obsahovat následující typy dokumentů:
Dát dohromady jeden balíček dá hodně práce. Ve většině systémů pro správu politik systém vytváří prohlášení určitého druhu jako výchozí bod, ale může být nutné jej upravit a doplnit o další potřebné materiály.
Podle agentury International Data Corporation , na kterou se odvolává PC Week [11] , vzrostly v roce 2012 náklady společností na implementaci EDMS o 20 % ve srovnání s rokem 2011 a objem prodeje oběhových softwarových produktů - o 13 %. Podle přehledu analytické agentury TAdviser, prezentovaného v materiálu Cnews [12] , činil ruský trh EDMS (ECM) a služeb pro jejich implementaci v roce 2012 25,6 miliard rublů a roční růst trhu je od 20 do 35 procento. Ruský trh zahrnuje jak domácí systémy vytvořené v zemi, tak řešení založená na největším EDMS (na Západě se používá zkratka EDMS) a systémech ECM (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint atd.).
Lídrem v počtu realizovaných projektů na implementaci EDMS je produkt Delo společnosti Electronic Office Systems (49 procent projektů). Mezi největší projekty na implementaci systémů elektronické správy dokumentů v komerčním sektoru v letech 2012-2013 je zařazena implementace Delo EDMS v centrální bance (60 tis. uživatelů), implementace EMC Documentum v Rostelecomu (56 tis. zaměstnanců), projekt implementace DocsVision ve Sberbank (50 tisíc uživatelů). Autoři recenze odkázali na největší integrátory EDMS společnosti Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ), EOS a všechny její partnery (EDS Delo a EOS for Sharepoint), Parma-Telecom (založené na SAP / R3 ) a " Holemont " (založený na EDMS THEZIS ).
Podle analytické zprávy petrohradské společnosti DSS-Consulting (na kterou se odvolává IT-Bestsellers [13] ) patří mezi nejvíce implementované produkty tuzemského trhu EDMS: z hlediska počtu realizačních projektů v 2012 - EDMS Delo (25,3 % projektů), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1C: Správa dokumentů (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); podle počtu pracovních stanic - EDMS Delo (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Dalším kritériem je počet nových implementací v roce 2012, na této pozici je lídrem pět produktů - EDMS Delo (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), ECM Logic (BOSS-Referent) (6,1 %) a DIPLOMOVÁ PRÁCE (4,3 %).
Pokud jde o veřejný sektor, podle zprávy Ministerstva komunikací a komunikací [14] , na základě údajů z průzkumu mezi 79 resorty, byly v roce 2013 EDMS zavedeny v 74 federálních výkonných orgánech, z toho 4 orgány (FSSP, Federální daňová služba, Ministerstvo kultury a Ministerstvo dopravy) využívají několik různých systémů a 17 resortů je napojeno na mezirezortní systémy elektronické správy dokumentů (23 % všech orgánů) a tři z nich jsou napojeny i na prvky e-governmentu. Systémy elektronické správy dokumentů nebyly zavedeny v FSTEC, FSB, SVR, Rostourism a Ministerstvu vnitra.
Následující regulační dokumenty definují základní pojmy a upravují hlavní ustanovení v oblasti systémů automatizace pracovních postupů: