| Jak udělat pořádek. Umění produktivity bez stresu | |
|---|---|
| Udělat věci do konce: Umění produktivity bez stresu | |
| Obal knihy Jak to udělat | |
| Autor | David Allen |
| Žánr | podnikání |
| Původní jazyk | Angličtina |
| Originál publikován | 2001 |
| Tlumočník | Julia Konstantinová |
| Vydavatel | Mann, Ivanov a Ferber |
| Uvolnění | 2015 |
| Stránky | 416 |
| Dopravce | kniha , spis |
| ISBN | 978-5-00057-691-5 |
Getting Things Done , GTD (přeloženo z angličtiny – „uvést věci k dokončení“, ale častěji a nesprávně – „jak dát věci do pořádku“) – technika zvyšování osobní efektivity, kterou vytvořil David Allen a popsal ji v knize stejnojmenné, první vydání, které vyšlo v roce 2001 a bylo přeloženo do 23 jazyků [1] .
GTD je založeno na principu, že člověk by se měl osvobodit od zapamatování si aktuálních úkolů (výjimkou jsou případy, kdy je propojeno více úkolů pro různé projekty), přenášení samotných úkolů a jejich připomenutí na externí médium. Lidská mysl, osvobozená od vzpomínek na to, co je třeba udělat, se tak může soustředit na provádění samotných úkolů, které musí být předem jasně definovány a formulovány („jaký je další postup?“).
Časopis Time nazval Getting Things Done „nejlepší obchodní kniha desetiletí“ [2] , metoda získala pozitivní recenze v The Guardian [3] , BBC News [4] , CNN [5] a v řadě dalších známých publikací .
V time managementu hrají priority obvykle ústřední roli. Naproti tomu Allen navrhuje 2 další prvky – ovládání a vidění. K jejich implementaci Allen používá tři základní modely:
Prvním hlavním modelem je workflow management , který slouží k převzetí kontroly nad všemi úkoly a přiřazeními. Řízení pracovního toku se skládá z pěti fází (podrobnosti naleznete v části Principy ):
Allen používá analogii „letící výšky“ k ilustraci svého druhého hlavního modelu, šestiúrovňového modelu pracovní kontroly , pro uvádění úkolů a úkolů do perspektivy. Vzestupná čára:
Z ptačí perspektivy může každý zvážit „velký obrázek“ svých záležitostí.
Allen doporučuje týdenní přehled různých úrovní. Poznatky získané z těchto kontrol vám umožňují spravovat osobní priority, které zase upřednostňují, zda a kdy dokončit konkrétní úkoly a přiřazení shromážděné během procesu řízení pracovního postupu. Během týdenního přehledu člověk analyzuje kontexty úkolů a zařazuje je do příslušných seznamů. Příkladem seskupování podobných úkolů je vyřizování seznamu nezbytných telefonních hovorů nebo seznam pochůzek, které je třeba v Centru vyřídit. Pravidla pro tvorbu kontextových seznamů mohou být určena přítomností nástroje nebo přítomností osoby/skupiny, se kterou je třeba něco probrat nebo představit.
Allen zdůrazňuje, že první dva modely jsou dostatečné k získání kontroly a vize ve většině úkolů a projektů. Existují však případy, které vyžadují více přemýšlení a zamyšlení. K tomu se používá třetí hlavní model - přirozená metoda plánování . Zatímco řízení pracovního toku má „ horizontální zaměření “ na plnění jednotlivých úkolů, přirozená metoda plánování má „ vertikální zaměření “ na plánování projektů a promýšlení témat. Plánovací model se skládá z 5 fází:
GTD usnadňuje tento proces založený na ukládání, sledování a používání podrobných informací souvisejících s prováděným úkolem. Allen naznačil, že mnoho neúspěchů, se kterými se setkáváme, bylo způsobeno nedostatečným „počátečním“ plánováním (to znamená, když bylo ještě jasné, čeho je třeba dosáhnout a jaká konkrétní opatření jsou k tomu zapotřebí). Je důležité myslet dopředu a vytvořit sled akcí, které lze dokončit, aniž byste se museli vracet k plánování. Allen tvrdí, že „systém připomínek“ naší mysli je neefektivní a málokdy nám připomíná, co bychom měli a mohli dělat v tuto chvíli a na tomto místě. Proto informace o „dalších konkrétních akcích“, které se kontextově vztahují k tomuto okamžiku a místu, mohou sloužit jako externí podpora, která zajišťuje, že si dáváme správné připomínky ve správný čas. Vzhledem k tomu, že GTD je založeno na vedení dalších záznamů, lze ji považovat za implementaci vědeckých teorií distribuované kognice (distribuované znalosti) a rozšířené mysli (expanded mind).
Stručný popis GTD z Allenovy knihy Ready for Anything:
Vyhoď všechno z hlavy. Rozhodujte o požadovaných akcích, když se případ objeví, ne když je třeba jej přerušit. Uspořádejte připomínky vašich projektů a plánovaných aktivit podle příslušných kategorií. Udržujte tento systém, doplňujte jej a kontrolujte ho dostatečně často, abyste v budoucnu důvěřovali i vaší intuitivní volbě akce (nebo žádné akce).
Základní principy GTD:
Bezstresová produktivita začíná procesem čištění mysli, který spočívá v upevnění všeho více či méně důležitého na papír nebo jiné médium – v tom, čemu Allen říká odpadkový koš : fyzická schránka pro příjem zpráv, elektronická schránka , hlasový záznamník , notebook , PDA , nebo jejich kombinace. Základem je dostat vše více či méně důležité z hlavy na vhodné médium pro další zpracování. Všechny vozíky je nutné minimálně jednou týdně vyprázdnit (zpracovat). Allen netrvá na žádné konkrétní metodě sběru, ale zdůrazňuje důležitost pravidelného vyprazdňování koše. Jakékoli úložiště (fyzický, e-mail, magnetofon, notebook, PDA atd.) je přijatelné, pokud se s ním bude pravidelně manipulovat.
Koš je zpracován striktně podle následujícího algoritmu.
Pokud akce trvá méně než dvě až pět minut, měla by být provedena okamžitě. Pravidlo dvou minut je založeno na přibližné době potřebné k formálnímu odložení akce.
Chcete-li mít přehled o položkách čekajících na pozornost, Allen doporučuje používat sadu seznamů.
Kalendář je důležitý pro sledování schůzek a úkolů; Allen však doporučuje, aby byl kalendář vyhrazen pouze pro věci, které je nutné udělat v konkrétní datum, nebo pro schůzky a pochůzky s určitým časem a místem. A věci by se měly zaznamenávat do seznamů dalších akcí a ne do kalendáře.
Poslední klíčovou organizační složkou GTD je dokumentový systém. Dokumentový systém by měl být lehký, jednoduchý a zajímavý. Dokonce i jeden kus papíru, pokud je potřeba pro referenci, by měl mít svou vlastní složku, pokud pro něj dostupné složky nejsou vhodné. Allen nabízí jednorozměrný, abecedně uspořádaný systém ukládání dokumentů pro rychlé a snadné získávání informací, které potřebujete.
Seznamy úkolů a připomenutí vám budou k ničemu, pokud je nebudete kontrolovat alespoň denně nebo tak často, jak je to možné. S ohledem na čas, energii a zdroje, které jsou v tuto chvíli k dispozici, najděte nejdůležitější úkol, který lze provést okamžitě, a dokončete ho. Pokud máte ve zvyku prokrastinovat , skončíte tím, že budete dělat snadné úkoly a vyhýbat se obtížným. Chcete-li tento problém vyřešit, můžete provádět akce ze seznamu jednu po druhé, podobně jako je zpracováván košík. GTD vyžaduje, aby docházelo alespoň k týdennímu přezkoumání všech aktivit, projektů a „odložených“ položek, aby bylo zajištěno, že do systému budou vkládány nové úkoly nebo nadcházející události a že je vše aktuální.
Jakýkoli organizační systém je bezcenný, pokud tráví příliš mnoho času organizováním úkolů namísto jejich fyzického plnění. Jak tvrdí David Allen, pokud je takový systém jednoduchý pro provádění nezbytných akcí, pak je méně pravděpodobné, že je dotyčná osoba zdrží nebo se „přetíží“ příliš mnoha „otevřenými smyčkami“.
Allen navrhuje uspořádat své dokumenty v systému zvaném „43 složek“. Používá se dvanáct složek, jedna pro každý měsíc, a dalších 31 složek se používá pro každý den v následujících 31 dnech. Složky jsou uspořádány tak, aby uživateli připomněly činnosti, které je třeba v daný den provést.
Allen ve své knize zmiňuje, že pro snadné vyhledávání a strukturování informací je lepší používat složky, takže všechny dokumenty související s jedním projektem budou na jednom místě. To vám umožní rychle najít dokumenty, které potřebujete. I když k projektu patří pouze jeden dokument, je stále lepší jej vložit do složky, protože se mohou objevit nové dokumenty na toto téma.
Allen popsal software jako užitečnou a zásadní komponentu pro implementaci GTD. Zahrnuje aplikace pro digitální navrhování, brainstorming a řízení projektů. V roce 2001 si však stěžoval na obecný nedostatek „dobrých nástrojů pro řízení projektů“ a naznačil, že „... v nadcházejících letech budou méně strukturované a více funkční aplikace založené na principech, které přirozeně myslíme a plánujeme. ".
V souladu s touto předpovědí později došlo k „virtuální explozi“ GTD – v dubnu 2008 již hlavní prvky systému GTD podporovaly více než 100 aplikací. Tyto nástroje v současné době sahají od jednoduchých správců seznamů až po webové služby pro více uživatelů, bezplatné a komerční, pro všechny populární platformy a zařízení. Velká část tohoto softwaru automatizuje nebo vylepšuje procesy shromažďování, zpracování, organizování, kontroly a jednání.
Některé z těchto aplikací jsou Zim s pluginem TaskManager, Things , Todoist , Remember The Milk , OmniFocus , MyLifeOrganized , LeaderTask a TaskCracker pro Outlook .