Time management , time management , time management ( anglicky time management ) je technologie pro organizaci času a zvýšení efektivity jeho využití.
Time management je akt nebo proces vykonávání vědomé kontroly nad časem stráveným konkrétními činnostmi za účelem konkrétního zvýšení efektivity a produktivity. Time management vám může pomoci rozvinout řadu dovedností, nástrojů a technik, které vám pomohou dokončit konkrétní úkoly, projekty a cíle. Tento soubor zahrnuje širokou škálu činností, jmenovitě: plánování, přidělování, stanovování cílů, delegování, časovou analýzu, monitorování, organizování, sepisování a stanovování priorit. Správa byla původně připisována pouze obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento termín rozšířil i na osobní činnost se stejným odůvodněním. Systém řízení času je kombinací procesů, nástrojů, technik a metod. Časový management je obvykle nezbytností při vývoji jakéhokoli projektu, protože určuje dobu a rozsah dokončení projektu.
Na konci 19. století významný ruský fyziolog Vvedenskij Nikolaj Evgenievich jednou řekl: „Unavujeme se a vyčerpáváme ne proto, že tvrdě pracujeme, ale protože pracujeme špatně, pracujeme neorganizovaně, pracujeme hloupě.
20. léta 20. století byla obdobím rozvoje vědecké organizace práce (NOT). A. K. Gastev , ředitel Ústředního institutu práce (CIT), rozvíjí myšlenku, že efektivnost organizace začíná osobní efektivitou, zejména efektivním využíváním času. Sociální hnutí boje o čas vedlo k vytvoření Ligy „Čas“, vedené P. M. Kerzhentsevem . V novinách se začaly objevovat pravidelné titulky „Boj o čas“. V jednom z článků „Čas staví letadla“ Platon Michajlovič jasně ukázal vztah mezi efektivním využíváním času a nedbalostí:
Na jednom sjezdu Sovětů jsem seděl vedle amerického novináře. Setkání naplánované na 11. hodinu začalo až v jednu hodinu, jak tomu u nás často bývá. Novinář se mě zeptal:
- Kolik lidí je v místnosti?
Tři tisíce a půl.
- Je mezi nimi mnoho zámečníků, soustružníků, modelářů?
- Ano, pravděpodobně, v hale převažují pracovníci různých specializací.
Pak můj Američan, čmárající něco do malé knížky, řekl:
„Dnes jsme ztratili 7 000 hodin práce při čekání na zahájení schůzky. S takovým vynaložením práce bylo možné postavit jedno nebo dokonce dvě letadla.
Čekali jsme na „půl letadla“ a teprve potom začalo jednání.
Nicméně, v roce 1926 Liga byla uzavřena. A v první řadě se to stalo díky tomu, že všechno racionální se změnilo ve frašku. Sami agitátoři se proměnili v chronofágy, protože jejich „metoda“ pouze prodloužila čas na práci dělníků a zaměstnanců. Agitace se navíc „přenesla“ i do soukromého osobního života.
Počátkem 70. let, po vydání knihy D. Granina „This Strange Life“, se proslavila metoda biologa A. A. Ljubishcheva : měření času jako základ osobního systému time managementu a time budgetingu. Hlavní myšlenkou je efektivní myšlení jako základ osobní efektivity; měření času je nástrojem pro rozvoj tohoto myšlení.
V roce 2007 bylo na Moskevské finanční a průmyslové univerzitě „Synergy“ (do roku 2010 – MFPA) otevřeno první oddělení řízení času v zemi [1] .
V time managementu lze rozlišit následující procesy :
Pracovní doba - doba strávená prací, případně doba aktivního pobytu v zaměstnání, věnovaná plnění přímých služebních povinností. Za skutečnou pracovní dobu se považuje doba uvedená v docházkovém listu, tedy v dokladu zaznamenávajícím dobu strávenou v práci [2] .
Podobně lze analyzovat čas, který zaměstnanec stráví výkonem vlastních funkcí ( To sv ), funkcemi pro něj neobvyklými ( To nsv ), výkonem tvůrčí práce (K t ), organizační a administrativní prací (K oa ), atd.
Nedostatek pracovní doby ( chronofágy ) - nedostatek dočasného zdroje způsobený nesprávnou organizací činnosti zaměstnance nebo negramotnou organizací činností vedením, což vede ke spěchu, zpoždění při plnění práce, úkolů, nekvalitní práci , ztráty ve výrobě, sňatky atd. v konečném důsledku výrazně ovlivňují efektivitu a výsledky celého podniku.
Jednou z metod zlepšení řízení v podniku je analýza nákladů na pracovní dobu vedoucího podniku a vedoucích funkčních jednotek. K identifikaci důvodů nedostatku času je nutné pravidelně provádět inventuru času po dobu několika pracovních dnů. Úzkost manažera z nedostatku času lze poznat podle následujících příznaků: :
Nejčastější příčiny nedostatku času :
Plánování znamená přípravu na realizaci cílů a zefektivnění pracovní doby. Z praxe je známo, že pokud strávíte 10 minut plánováním pracovní doby, můžete ušetřit až dvě hodiny denně.
Pro racionální využití svého času musí manažer především jasně rozumět svým hlavním funkcím, cílům, úkolům a časovému rozpočtu. Při plánování je třeba vzít v úvahu následující základní pravidla:
Základem plánu využití času specialisty může být jeho dlouhodobý plán. Na základě tohoto víceletého plánu je sestaven roční plán, který zahrnuje čtvrtletní plány. Čtvrtletní plány lze koordinovat s ročním plánem a rozdělit na měsíční plány. Na základě toho bude týdenní-denní plán nejpřesnějším plánem využití pracovní doby specialisty. Plán pracovního dne je nejdůležitějším krokem při plánování pracovní doby, je neustále sledován a upravován podle situace.
Objednávání plánů dne pomocí metody "Alp" . Tato metoda zahrnuje pět fází:
Pořadí provádění věcí lze nastavit pomocí Paretova principu (v poměru 80:20). Tento princip znamená, že uprostřed dané skupiny nebo souboru jsou jednotlivé malé části významnější než obecně v této skupině. V souladu s touto teorií můžeme s ohledem na využití pracovní doby specialisty dojít k závěru: v prvních 20 % stráveného času je dosaženo 80 % výsledku. Zbývajících 80 % stráveného času dává pouze 20 % celkového výsledku.
Stanovení priorit pomocí analýzy ABC . Tato technika je založena na skutečnosti, že procentuální podíly nejdůležitějších a nejméně důležitých případů v součtu zůstávají nezměněny. Všechny úkoly jsou rozděleny do tří tříd podle důležitosti. Analýza ABC je založena na třech vzorcích:
Chcete-li použít analýzu ABC, musíte dodržovat následující pravidla:
Eisenhowerova akcelerovaná analýza . Tato zásada je pomocná v případech, kdy je nutné urychleně rozhodnout o prioritě úkolů. Priority jsou stanoveny podle kritérií, jako je naléhavost a důležitost úkolu. Jsou rozděleny do čtyř skupin:
Z praxe je známo, že operativní denní plánování práce výkonných umělců může zvýšit jejich produktivitu o 25-30%, ušetřit čas manažera na regulaci procesů kvůli nepředvídaným porušením, ke kterým dochází v procesu práce: kvůli výpadkům v zásobování surovin, výpadky elektřiny, dopravní problémy a další nepředvídané faktory.
Manažer provádí každodenní operativní plánování práce účinkujících tím, že jim zadává úkoly na další den. Kromě toho by hlavní a záložní úkoly měly být vydávány současně (lze zadat 2-3 záložní úkoly). Úkoly zadané vedoucím výkonnému umělci jsou zaznamenány v jeho sešitu. To umožňuje umělci, pokud není možné dokončit hlavní úkol, okamžitě bez ztráty času přejít do rezervy. Zároveň se ušetří jeho čas na přechod na jinou práci a manažer se věnuje řešení svých problémů, aniž by ztrácel čas přípravou a vydáváním nového úkolu. Není-li splnění hlavního úkolu možné, je umělec povinen tuto skutečnost neprodleně ohlásit vedoucímu. Pokud to není možné, musí výkonný pracovník na konci pracovního dne informovat manažera o dokončení úlohy zálohování. Tyto informace může předat osobně vedoucímu, prostřednictvím asistenta tajemníka nebo provést záznam do pracovního deníku.
Time management pomáhá efektivněji využívat nejen pracovní čas, ale i volný čas. Zejména se doporučuje nenosit si práci domů, organizovat život tak, aby zabral minimum času, pečlivě si plánovat volný čas dopředu a tyto plány dodržovat, zejména pravidelně emocionálně cvičit (divadla, koncerty, výstavy atd.) a fyzické (sport, fitness) přepínání. V amerických společnostech platí, že pokud řadový zaměstnanec zůstane v práci déle, než je stanoveno v jeho pracovní smlouvě, může tato skutečnost sloužit jako důvod k výpovědi, protože to svědčí o tom, že zaměstnanec nestíhá plnit své úkoly v pracovní době. Využijte nejen víkendy k aktivnímu odpočinku, ale také alespoň jeden večer pracovního dne v týdnu a také prodloužené víkendy a svátky využijte jako minidovolenou. Na služebních cestách si naplánujte volný čas (od několika hodin do dvou dnů) na prohlídku místních zajímavostí. O prázdninách si stanovte pravidla pro používání telefonu, e-mailu, internetu atd. a držte se jich [5] .
V současné době existuje mnoho škol time managementu. Klasický výcvik probíhá na tato témata: