Správa záznamů (angl. Records management ) - správa dokumentů organizace od okamžiku jejich vytvoření až po konečné zničení. Tato praxe zahrnuje tvorbu dokumentů při kancelářské práci, jejich ukládání, ochranu a zničení (nebo v některých případech archivní ukládání ).
Dokument (záznam) může být předložen na hmotném nosiči (papír, mikrofiš , mikrofilm ) nebo v digitální podobě (soubory na magnetické pásce, CD, pevném disku apod.). Mohou to být rodné listy , rentgenové snímky , dokumenty , databáze , data aplikací nebo e-mail . Správa záznamů se primárně zaměřuje na záznamy o činnosti organizace a obecně se uplatňuje spíše podle právní hodnoty záznamů než podle jejich fyzické podoby. Dokumenty se od spisů liší přítomností podrobností (ref. č., název organizace, podpis vedení, pečeť atd.). Ukládání obvykle podléhá dokumentům s detaily, které vycházejí z procesu kancelářské práce a podle podmínek uložení (v souladu s nomenklaturou) spadají do kategorie dočasného nebo trvalého uložení.
Dříve se pojmem „správa záznamů“ označovala správa těch záznamů, které již vyšly z denního užívání, ale ještě nevypršely – „poloproudé“, „neaktivní“, často uložené ve sklepě popř. mimo podnik. Modernější použití termínu zahrnuje celý životní cyklus záznamu, od bodu vytvoření až po konečné zničení.
Norma ISO 15489:2001 definuje správu záznamů jako „ oblast řízení odpovědnou za efektivní a systematickou kontrolu vytváření, přijímání, ukládání, používání a ničení záznamů, včetně procesu shromažďování a uchovávání údajů o činnostech a transakcích podniku ve formě zápisu .“
ISO definuje záznam jako „ informace vytvořené, získané a uložené jako důkaz nebo informace organizací nebo osobou v souladu se zákonnou povinností nebo podnikáním “.
Mezinárodní rada pro archivy (ICA) definuje záznam jako „ zaznamenané informace připravené nebo získané v procesu zahájení, provádění a dokončení podnikové nebo individuální činnosti, včetně obsahu, kontextu a struktury dostatečné k poskytnutí důkazu o činnosti “. Klíčovým slovem v definicích je důkaz. Zjednodušeně lze záznam definovat jako „důkaz události“.
Postupy správy záznamů mohou zahrnovat:
Automatizované systémy jsou podle základních pravidel správy dokumentů pomocníkem při shromažďování, třídění a průběžné správě dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu. Takový systém může být papírový (jako jsou indexové karty používané v knihovně ) nebo počítačový ( aplikace pro správu elektronických dokumentů ).
Podle ISO 15489:2001 správa záznamů zahrnuje:
Správa fyzických záznamů zahrnuje různé kontroly a může být založena na různých formách odborných znalostí . Záznamy musí být identifikovány a ověřeny. Zpravidla se jedná o systematizaci a vyhledávání informací; v některých případech je nutné opatrnější zacházení.
Prvek reprezentovaný jako právní záznam vyžaduje ověření. Dokument (nebo jiný hmatatelný důkaz) může být nutné prozkoumat soudními znalci , aby určili jeho pravost a zdokumentovali jakékoli poškození, změny nebo opomenutí v obsahu. V extrémních případech mohou být prvky zkoumány mikroskopem , rentgenem , radiokarbonovým datováním a chemickou analýzou . Tato úroveň ověření je vzácná, ale vyžaduje zvláštní péči při vytváření a udržování organizačních záznamů.
Záznamy musí být uloženy tak, aby k nim byl jednak přístup, a jednak musí být chráněny před případnými vnějšími vlivy. Typický papírový dokument může být uložen v kartotéce v kanceláři, avšak některé organizace používají vyhrazené místnosti s regulací mikroklimatu (včetně teploty a vlhkosti ). Kritické záznamy musí být uloženy v trezorech nebo komorách odolných proti zemětřesení, aby byly chráněny před požáry , povodněmi , zemětřesením a jinými kolizemi. V extrémních případech je nutné, aby nahrávka byla jak izolovaná od vnějších vlivů, tak i veřejně dostupná (příkladem může být podepsaný originál americké ústavy ). Je možné, že bude nutné konzultovat stavební inženýry, aby zjistili, zda prostor může účinně pojmout police a papírové skříně. Historicky byla některá vojenská plavidla navržena s hmotností jejich papírových operačních postupů jako součást vyrovnávacího balastu (moderní systémy pro vedení záznamů přenesly tyto informace do elektronického úložiště). Kromě ukládání záznamů v prostorách organizace mnoho organizací ukládá své záznamy mimo pracoviště na základě smlouvy s komerčními společnostmi pro ukládání mimo pracoviště .
Cesta dokumentu odstraněného z jeho obvyklého místa uložení se nazývá oběh. Často je opraven jednoduchým písemným postupem. Většina moderních hardwarových systémů však používá počítačové systémy, včetně snímačů čárových kódů , technologií rádiových značek, ke sledování pohybu dokumentu. Mohou být také použity pro periodický audit pro detekci neoprávněného pohybu záznamu.
Odepsání záznamů nemusí vždy znamenat zničení, lze je přenést do archivu, muzea nebo soukromé osobě . Odepsání musí být provedeno v souladu se zákonem , statutem, nařízením nebo provozními postupy; musí být přijata opatření, aby se zabránilo neúmyslnému zveřejnění informací. Proces by měl být dobře zdokumentován, počínaje protokolem o vedení záznamů, zásadami a postupy schválenými na vysoké úrovni. Měl by být uchován seznam zničených záznamů, včetně potvrzení o zničení. Organizace se nikdy nezbaví záznamů tím, že je vyhodí do koše: většina používá skartovačku ke skartování papíru na malé proužky nebo kousky nebo ke spálení toho, co potřebují.
Produkty dostupné na trhu jsou navrženy pro správu záznamů prostřednictvím procesů vstupu v platnost, vypršení platnosti, uchovávání, plánování uchovávání a vyřazování záznamů z provozu. V některých případech se ke sledování fyzického souboru používá také technologie RFID .
Obecné zásady správy dokumentů platí bez ohledu na formát dokumentů. Digitální záznamy (většinou označované jako elektronické záznamy) vyvolávají specifické sporné otázky: záznam, který není fyzicky přítomen, je obtížnější udržovat a chránit obsah, kontext a strukturu.
Funkční požadavky na počítačové systémy pro správu elektronických záznamů připravilo Ministerstvo obrany USA [1] , Národní archiv Anglie a Walesu [2] a Evropská komise , jejíž standard MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) [3] byl přeložen minimálně do 12 jazyků (včetně ruštiny) a používá se v Evropě i mimo ni. Standard byl vyvinut z iniciativy fóra DLM financovaného Evropskou komisí. [4] .
Hlavní problémy souvisejí se schopností přístupu k elektronickým záznamům a jejich čtení v průběhu času: rychlý vývoj technologií může způsobit , že software používaný k vytváření záznamů je zastaralý a záznamy samotné jsou pro čtenáře mimo dosah. Pod záštitou ochrany digitálního dědictví se provádí mnoho výzkumů k vyřešení tohoto problému . Úřad veřejných záznamů Victoria (PROV) se sídlem v Melbourne v Austrálii zveřejnil svou strategii viktoriánských elektronických záznamů (VERS) , která zahrnuje standard pro ochranu, dlouhodobé ukládání a přístup k existujícím elektronickým záznamům. VERS byl přijat všemi viktoriánskými vládními úřady. PROV vytvořil elektronický archiv , který široké veřejnosti poskytuje trvalý přístup k záznamům.
Od roku 2005 je správa záznamů mezi korporacemi velmi zajímavá kvůli nutnosti dodržovat nová pravidla a předpisy. Zatímco vládní, právní a lékařské struktury vedly záznamy podle přísných, historicky zavedených pravidel, běžné firemní vedení záznamů bylo implementováno, aniž by bylo dostatečně standardizováno. Kromě toho skandál mezi Enronem a účetní firmou Arthur Andersen a všechny nedávné skandály správy záznamů obnovily zájem o uchovávání firemních záznamů, požadavky na uchovávání, přípravu soudních sporů a související záležitosti. V USA přinesl zákon Sarbanes-Oxley Act další výzvy, které musí řešit pracovníci shody, což má za následek standardizovanější proces vedení záznamů v rámci organizace. Téměř celá 90. léta byly diskuse mezi úředníky a IT manažery - hlavní důraz byl kladen na rozšíření právních aspektů, nyní se zaměřuje na compliance a rizika .
Důležitým úkolem úředníků se stalo zajištění mlčenlivosti a ochrany záznamů a také zabránění krádeži osobních údajů . Úkol posledně jmenovaného při prosazování ochrany záznamů se zvýšil a upozornil na existující problémy. Důležitost načasování uchovávání a ničení záznamů je zdůrazněna nutností podniknout kroky k zajištění toho, že určité informace o jednotlivcích nebudou uchovávány.
Nejvýznamnějším problémem byly nutné změny v individuální a firemní kultuře , z nichž budou mít prospěch interní i externí zainteresované strany. Správa záznamů je často považována za zbytečný úkol nebo úkol s nízkou prioritou na nejnižší úrovni organizace. Zveřejněné akce ukázaly, že ve skutečnosti je správa záznamů odpovědností všech jednotlivců v korporaci a korporacích.
Problém, který byl mezi úředníky považován za vysoce kontroverzní, bylo nekritické přijetí systémů elektronické správy dokumentů a záznamů (EDRMS). Podle renomovaného obchodního myslitele:
Pro běžného uživatele je EDRMS něco, co nechtějí, nemají rádi nebo nemohou používat. Není tedy divu, že tyto systémy přijímá tak málo uživatelů – jeden spolupracovník mi jednou řekl: „Nutit mě používat EDRMS je jako nutit štukatéra, aby pracoval s kladivem.“
A nyní konečně nastal čas obrátit zrak k profesi správy záznamů jako takové. Podle mého názoru jsme na vlásku, abychom dovolili, aby nás naše slepá posedlost EDRMS proměnila v intelektuálně sterilní specialitu vedenou prodejcem. Po většinu poslední dekády jsme nechali ostatní, aby mysleli za nás, a začali jsme spoléhat na EDRMS jako na naši „intelektuální berličku“. Ale nenechte se mýlit, vinu za to neseme pouze my. Stejně jako děti sledující Krysaře v pohádce jsme se nechali hypnotizovat melodií hranou těmi, které jsme následovali, bez otázek a diskuzí, kamkoli nás technika zavedla.
Původní text (anglicky)[ zobrazitskrýt] Pro běžného uživatele je EDRMS něco, co nechtěl, nemá rád a nemůže používat. Není proto divu, že je přijímá tak málo uživatelů – jak mi jednou řekl jeden člověk „přinutit mě používat EDRMS je jako požádat štukatéra, aby použil kladivo“! A nyní je konečně čas obrátit oči k samotné profesi správy záznamů. Podle mého názoru jsme se dostali na vous, abychom umožnili naší slepé posedlosti EDRMS, aby z nás udělala intelektuálně sterilní profesi vedenou prodejcem. Většinu desetiletí jsme dovolili ostatním, aby mysleli za nás, a začali jsme spoléhat na EDRMS jako na naši intelektuální berličku. Ale nenechte se mýlit, vina za to leží přímo na nás. Stejně jako děti sledující Krysaře jsme se nechali tak okouzlit hranou melodií, že jsme byli vedeni bez otázek a debat, kam nás technologie zavedla. — Steve Bailey, The RMS Debate: The Case Against EDRMS. [5] .Dalším problémem, který úředníky velmi zajímá, je dopad sociálních médií jako Wiki , Facebook , Twitter na tradiční postupy, požadavky a principy správy záznamů.
Mnoho vysokých škol a univerzit nabízí studijní programy v knihovnictví nebo informačních vědách pokrývající správu záznamů. Kromě toho existují profesionální orgány, jako je Records Management Association of Australasia (RMAA), Institute of Certified Records Managers, které poskytují samostatná, necertifikovaná, profesionální hodnocení pro procvičování a získávání Certified Records Manager (CRM). Další možnosti vzdělávání v podobě certifikačního programu poskytují také:
Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA) poskytuje školení a praktické kurzy a semináře o správě celého životního cyklu vědeckých a technických záznamů a standardů kvality elektronických záznamů (Q-ERPS). University of South Australia nabízí certifikáty, diplomy a magisterské tituly v oboru Business Information Management a Library and Information Management jako specialista na řízení toku záznamů.
Nedávným přírůstkem vzdělávání v oblasti správy záznamů ve Spojených státech je MARA [6] , magisterský program v oboru Archives and Records Management nabízený Školou knihovnictví a informační vědy na Škole knihovnictví a informační vědy na Státní univerzitě v San Jose). Další možnost specializace na správu záznamů a archivů nabízí Katedra informatiky University of Michigan v rámci svého titulu MSI (Masters of Science in Information). Wayne State University v Detroitu nabízí online hodnocení pro obor Records and Information Management. [7]
Systém správy elektronických dokumentů a záznamů (EDRM) je software (nebo sada programů) používaný ke sledování a ukládání dokumentů. Tento termín se liší od „systémů pro zpracování obrazu“ nebo „ systémů správy dokumentů “, které se specializují na snímání obrazu nebo správu dokumentů. Systémy správy záznamů (ERM) obvykle poskytují specializované funkce pro zabezpečení a kontrolu dokumentů, přizpůsobené potřebám úředníků.
Americká správa národních archivů a záznamů (NARA) schválila standard 5015.2 ministerstva obrany USA jako „ adekvátní a praktický rámec pro řešení základních problémů správy záznamů v automatizovaném prostředí, které stále více popisuje jejich vytváření a použití “. [osm]
Dodavatelé systému správy záznamů mohou být certifikováni podle standardu 5015.2 amerického ministerstva obrany složením Joint Interoperability Test Command (JITC), které vyvíjí testovací případy (testovací případy) , píše podrobné souhrnné zprávy 5015.2 a provádí online výzkum softwarových produktů.
Britský národní archiv zveřejnil dva soubory funkčních požadavků na podporu trhu se softwarem pro správu elektronických dokumentů (1999 a 2002). Spustil také program hodnocení produktů podle požadavků z roku 2002. Ačkoli byly původně formulovány za účasti ústřední vlády, byly s nadšením přijaty širším spektrem veřejných služeb ve Spojeném království a dalších zemích. Testovací programy jsou v současné době uzavřeny a Národní archiv již do nich nepřijímá přihlášky. Požadavky Národního archivu z roku 2002 však zůstávají aktuální.
Evropská komise zveřejnila MoReq (viz výše) v roce 2001. [9] Ačkoli to není formálně standard, MoReq je přesto označován jako tento typ normativního dokumentu. [10] Byl financován iniciativou IDA a vyvinut s přispěním fóra DLM. Velká aktualizace MoReq, známá jako MoReq 2, byla zveřejněna v únoru 2008. [11] MoReq 2 byl rovněž iniciován Fórem DLM a financován Evropskou komisí (v tomto případě IDABC, nástupcem IDA). [12] MoReq je doprovázena rámcem pro testování softwaru a schématem XML ; Na konferenci DLM Forum v Toulouse v prosinci 2008 byla potvrzena shoda se systémem testování softwaru.
Australský národní archiv zveřejnil Funkční požadavky ERMS [13] a související pokyny pro používání Funkčních požadavků ERMS jako předběžný návrh v roce 2006 [14] .
Archivy Nového Zélandu zveřejnily v červnu 2005 [15] „Independent Best Practices“, normu pro systémy elektronické evidence záznamů (Standard 5), vydanou podle článku 27 zákona o veřejné správě z roku 2005. [16]
Obchodní centra pro poskytování těchto služeb se specializují na uchovávání papírových a elektronických dokumentů organizace. Poskytují vysokou hustotu a bezpečné ukládání papírových dokumentů a mohou zajistit klimatizaci pro neformální paměťová média , která vyžadují speciální skladování. Oborovou organizací je pro ně PRISM International, mezinárodní nezisková asociace, která sdružuje majitele firem a přední odborníky v oblasti evidence a řízení toku informací.